أهمية التخطيط

من طرف **القائد هشام** 04.04.10 18:19

[font=Arial] أهمية التخطيط
إذا لم تحدد هدفك فقد تُلقى بك الرياح فى أى مكان.
التخطيط: هو أداة الجمعيات التى تعرف أهدافها:
والتى تعمل على دراسة مستقبلها.
والتى تستخدم أسلوب التدرج "خطوة بخطوة" لجذب المتطوعين والمتفرغين بأسلوب فعال.
والتى تصنع القرارات وتنفذها وتسيطر عليها.
تعريف التخطيط
التخطيط :
هو مجموعة عمليات تؤمن الجمعية بها مستقبلها وذلك بتحديد ما الذى تريــد الجمعيــــة تحقيقــــه .
وكيف ... ومتى ... تحققه
خصائص التخطيط
التخطيط :
عملية شاملة وليست مجرد مبادرة لشخص أو مجموعة.
عملية متكاملة لتحقيق أهداف الجمعية ويلبى احتياجاتها وليست مقترحات للأقسام والإدارات.
مرن ويجب تعديله لمقابلة الاحتياجات المتغيرة.
ديناميكى يفتح الطريق ويوضح الخطوط العريضة حول كيفية الاستفادة من القوى البشرية والموارد لتحقيق أغراض محددة
الخطوات الرئيسية فى عملية التخطيط
(1) التخطيط الاستراتيجى (2) التخطيط التكتيكى (3) التنفيذ والمراجعة
أولا: التخطيط الاستراتيجى
ويتضمن مايلى:
استعراض أهداف الجمعية (ماهى رسالتها؟ ما الذى تريد تحقيقه؟).
تحليل الموقف الحالى للجمعية (ماهى مصادر قوتها ومواطن ضعفها؟).
تحليل الاتجاهات خارج الجمعية فيما يتعلق برسالتها (ماهى القضايا القائمة؟ والفرص المتاحة؟ ما هو نشاط الهيئات الأخرى؟).
تصور لمستقبل الجمعية.
وضع عدد محدد من الأولويات على أساس أهداف محددة واضحة.
التخطيط الاستراتيجى مسئولية مجلس الإدارة ورئيس الجمعية ويتراوح مداه من 2 - 5 أعوام.
ثانياً: التخطيط التكتيكى :
هو المرحلة التخطيطية الرئيسية الثانية التى تتم سنويا وتشارك فيها جميع الادارات والأقسام والمفوضيات فى الجمعية تحت إشراف التنفيذيين ويتضمن :
تحديد الأغراض الخاصة بالأولويات .
تحديد الخطوات التنفيذية ( العمليات والأنشطة ) التى سيتم تنفيذها فى مواعيد محددة بمعرفة الأفراد أو المجموعات .
مراجعة ومتابعة وتوفير الموارد بما يؤدى إلى تحقيق الأغراض الخاصة بالاولويات التى تحقق هدف الجمعية
ثالثا: التنفيذ والمراجعة وتشتمل على:
إعداد ميزانية على أساس تقدير التكاليف اللازمة لتنفيذ الأغراض الموضوعة والموارد المتوقعة.
مراجعة التقدم فى تحقيق الأغراض وخطوات التنفيذ بصفة دورية مع إدخال التعديلات الضرورية على الخطوات التالية لكى تتناسب مع التغييرات فى أداء الأفراد والموارد المتاحة.
مراجعة أداء المسئولين عن خطة العمل خلال فترة زمنية (سنوية).
تحديد الأغراض
الغرض: جملة تحدد النتائج المتوقع تحقيقها، قابلة للقياس تنفذ تحت مسئولية الأشخاص أو الإدارات خلال فترة زمنية محددة.
هناك نوعان من الأغراض : مرتبطين بعضها مع البعض:
(1) أغراض تأثيرية :
تقديم مناهج جديدة للشباب من 14-17 عاما .
استخدام الحاسبات الالية لتسجيل العضوية والحاسبات المالية.
(2) أغراض تنفيذية :
زيادة العضوية لمرحلة الكشاف المتقدم بمقدار 5 ٪.
تعيين مفوض لمرحلة الكشاف المتقدم فى كل منطقة.
اتجاه قوى لزيادة العضوية (هدف تنفيذى)
توفير القيادات المؤهلة تتناسب مع زيادة العضوية (هدف تأثيرى).
صفات الأغراض:
(1) ترتبط بالأولويات.
(2) واقعية.
(3) قابلة للقياس.
(4) محددة بمعرفة التنفيذين.
(5) واضحة لمن سيتأثرون بها.
(6) ملبية للاحتياجات.
معايير تقييم إنجاز الأغراض
الأغراض
ضرورية: الفشل فى إنجازها غير مقبول.
هامة: الفشل فى إنجازها سيمثل مشكلة خطير.
متوسطة: الفشل فى إنجازها يجب أن يتم تبريره.
أهمية الأقل: الفشل فى إنجازها لا يهم بدرجة كبيرة.[/font

]